Politique en matière de respect de la vie privée
Renseignements personnels transférés depuis l'Espace Économique Européen (« EEE ») vers les États-Unis d'Amérique (« États-Unis »)
1. Introduction
Cookson Group plc (« Cookson ») respecte la vie privée de ses clients, de ses partenaires commerciaux et de ses employés, et reconnaît la nécessité d'une protection et d'une gestion appropriées des renseignements personnels qui sont fournis. Pour son propre compte et pour le compte de ses sociétés affiliées, y compris des entités domiciliées aux États-Unis, Cookson a pris la décision de participer de son plein gré aux principes des « règles refuge » (Safe Harbor) mises à la disposition des entreprises américaines dans le cadre de la directive de la Commission européenne relative à la protection des données. En cas de conflit entre les règles refuge et la présente politique de respect de la vie privée (« Politique »), les règles refuge prévaudront. La présente Politique décrit dans les grandes lignes les pratiques générales d'application des exigences des règles refuge relatives au transfert de renseignements personnels depuis l'EEE vers les États-Unis, à la manière dont ils sont utilisés et aux choix à la disposition des individus vivant dans l'EEE quant à l'utilisation de ces renseignements et leur capacité à les corriger.
2. Étendue
La présente Politique de respect de la vie privée concerne l'ensemble des opérations, divisions et filiales américaines de Cookson vis-à-vis des renseignements personnels reçus de l'EEE sous quelque format que ce soit, y compris par moyen électronique, sur copie papier ou par transmission orale. La présente Politique s'applique également aux Agents (définis ci-dessous) qui traitent les renseignements personnels de l'EEE pour le compte de Cookson.
3. Définitions
Aux fins de la présente Politique, les définitions suivantes s'appliquent : « Agent » signifie tout tiers qui recueille et/ou utilise des renseignements personnels fournis par Cookson en vue d'exécuter des tâches pour le compte de Cookson et sous ses ordres. « Renseignements personnels » signifie tous renseignements relatifs à une personne identifiée ou identifiable ; on entend par personne identifiable une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, tout particulièrement en faisant référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs facteurs spécifiques à son identité physique, physiologique, mentale, économique, culturelle ou sociale. Les renseignements personnels n'incluent pas les renseignements de nature anonyme et/ou statistique. « Renseignements personnels confidentiels » signifie les renseignements personnels qui révèlent la race, l'origine ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale ou qui se rapportent à des questions de santé ou de tendances sexuelles.
4. Traitement de renseignements personnels de l'EEE
Cookson peut à tout moment utiliser certains renseignements personnels de l'EEE concernant des clients, partenaires commerciaux, employés et candidats à l'embauche, y compris des renseignements enregistrés sur divers supports ainsi que des renseignements électroniques.
Cookson utilise les renseignements personnels concernant les partenaires commerciaux et les clients en vue de fournir aux clients et partenaires commerciaux des informations et services et afin d'aider le personnel de Cookson à mieux comprendre les besoins et intérêts de ces partenaires commerciaux et/ou clients. Plus spécifiquement, Cookson se sert de ces renseignements pour aider les clients et partenaires commerciaux à mener à bien une transaction ou une commande, faciliter la communication, livrer des produits/services, facturer les produits/services achetés et pour apporter un service et support permanents. Il se peut que le personnel de Cookson utilise les renseignements personnels pour contacter des clients et partenaires commerciaux en vue de répondre à des questionnaires qui sont utilisés à des fins de marketing et d'assurance qualité.
Il se peut également que Cookson communique des renseignements personnels à ses prestataires de services et fournisseurs dans le but unique de venir à l'appui des besoins commerciaux des clients, et uniquement dans les limites de la mesure nécessaire. Les prestataires de services et fournisseurs sont tenus de respecter le caractère confidentiel des renseignements personnels reçus de Cookson et ne sont pas autorisés à les utiliser dans quelque autre fin que celle visée à l'origine.
Cookson recueille également des renseignements personnels au sujet de ses employés (Renseignements des Ressources Humaines), relatifs à l'administration de ses programmes et fonctions de Ressources Humaines et en vue de communiquer avec ses employés. Ces programmes et fonctions peuvent inclure des régimes de compensation et d'avantages sociaux, la planification et le passage en revue du développement de l'employé, des évaluations de performance, de la formation, des frais de déplacements commerciaux et des remboursements de cours, des cartes d'identification, l'accès aux locaux et réseaux informatiques de Cookson, des profils d'employés, les annuaires internes des employés, la tenue des registres du département des RH et à d'autres fins liées aux questions d'emploi. Cookson recueille et utilise également des renseignements personnels pour étudier les candidatures à des postes d'embauche au sein de Cookson.
Il se peut que les renseignements des Ressources Humaines soient communiqués à des fournisseurs tiers, dans le but exclusif de permettre au fournisseur de fournir un service et/ou support à Cookson relatif à ces programmes et fonctions des Ressources Humaines. Les renseignements des Ressources Humaines ne sont pas communiqués à des tiers s'ils ne sont pas destinés à des questions d'emplois. Les tiers recevant des renseignements personnels sont tenus d'observer le même degré de protection de la vie privée que celui prévu dans la présente Politique.
5. Principes de respect de la vie privée
5.1. Avis
Lorsque Cookson recueille des renseignements personnels directement auprès d'individus de l'EEE, Cookson doit indiquer aux personnes concernées dans quels buts elle recueille et utilise les renseignements personnels les concernant, le type de tiers n'étant pas des agents à qui Cookson divulgue ces renseignements, et le choix et les moyens, le cas échéant, que Cookson offre aux individus en vue de limiter l'utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels. L'avis doit être dispensé dans un langage clair et direct, la première fois qu'il est demandé aux individus de fournir à Cookson des renseignements personnels, ou aussi tôt que possible après cela, et en tout état de cause avant que Cookson n'utilise les renseignements dans un but autre que celui pour lequel ils ont été recueillis à l'origine.
5.2. Choix
Cookson est tenu de donner aux individus la possibilité de choisir (exclusion) (a) que leurs renseignements personnels soient divulgués ou non à un tiers n'étant pas un agent, ou (b) que leurs renseignements personnels soient utilisés ou non dans une fin autre que celle pour laquelle ils ont été recueillis à l'origine ou autorisée ultérieurement par l'individu. Pour les renseignements personnels confidentiels, Cookson doit offrir aux individus la possibilité d'autoriser de manière affirmative et explicite (adhésion) la divulgation des renseignements à un tiers n'étant pas un agent ou l'utilisation des renseignements dans une fin autre que celle pour laquelle ils ont été recueillis à l'origine ou autorisée ultérieurement par l'individu. Cookson doit accorder aux individus des mécanismes raisonnables pour exercer leurs choix.
5.3. Transfert final à des agents
Cookson doit obtenir des garanties de ses Agents que ceux-ci s'engagent à protéger les renseignements personnels de manière conforme à la présente Politique. A titre indicatif, voici quelques exemples des garanties appropriées que peuvent apporter les Agents : un contrat écrit obligeant l'Agent à fournir un niveau de protection supérieur ou égal à celui prévu par les principes concernés des règles refuge, se soumettre à la Directive européenne sur la protection des données 95/46, une Certification des règles refuge par l'Agent, ou en se soumettant à une autre stipulation d'adéquation de la Commission européenne. S'il est porté à la connaissance de Cookson qu'un Agent est en train d'utiliser ou de divulguer les renseignements personnels d'une manière contraire à la présente Politique, Cookson s'engage à prendre les mesures nécessaires pour en empêcher ou en cesser l'utilisation ou la divulgation.
5.4. Accès
Cookson s'engage à accorder aux individus qui en font la demande un accès raisonnable aux renseignements personnels les concernant que la société détient. Par ailleurs, Cookson doit prendre les mesures raisonnables pour permettre aux individus de corriger, modifier ou supprimer des renseignements qui s'avèrent être inexacts ou incomplets.
5.5. Prudence
Cookson s'engage à prendre les précautions raisonnables pour éviter que les renseignements personnels en sa possession ne soient perdus, utilisés à mauvais escient ou accédés sans autorisation, divulgués, modifiés ou détruits.
5.6. Intégrité des données
Cookson s'engage à n'utiliser les renseignements personnels que de manières compatibles aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou autorisés ultérieurement par l'individu (voir 5.2.). Cookson s'engage à prendre les mesures raisonnables pour veiller à ce que les renseignements personnels soient pertinents pour l'usage auquel ils sont destinés, qu'ils soient exacts, complets et à jour.
5.7. Application
Cookson adopte l'approche de l'auto-évaluation pour veiller à son respect de la présente Politique de protection de la vie privée. Cookson vérifie périodiquement que la présente Politique est exacte, complète pour les renseignements destinés à être couverts, affichée en évidence, correctement mise en œuvre et conforme aux règles refuge. Cookson encourage les intéressés à faire part de toutes inquiétudes qu'ils pourraient avoir en utilisant les coordonnées de contact visées ci-dessous. Cookson s'engage à enquêter sur les réclamations et litiges concernant l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels, et à essayer de les résoudre, en conformité avec les principes visés dans la présente Politique.
Si Cookson décrète que toute personne qu'elle embauche est en violation avec la présente Politique de protection de la vie privée, la personne en question sera soumise à des mesures disciplinaires.
6. Résolution des conflits
Toutes questions ou inquiétudes concernant l'utilisation ou la divulgation des enseignements personnels doivent être adressées au conseiller juridique et agent préposé aux règlements du Groupe pour les règles refuge, à l'adresse sous-visée. Cookson s'engage à enquêter sur les réclamations et litiges concernant l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels, et à essayer de les résoudre, en conformité avec les principes visés dans la présente Politique.
En ce qui concerne toutes réclamations relatives à la présente Politique que la procédure interne de Cookson ne parvient pas à résoudre, Cookson a convenu de participer aux procédures de règlement des différends du Panel établies par les Autorités européennes de protection des données, pour résoudre les litiges en accords avec les règles refuge. Au cas où Cookson ou les Autorités en question décident que Cookson n'avait pas observé la présente Politique, Cookson s'engage à prendre les mesures appropriées pour faire face à toutes conséquences nuisibles et à veiller à son observation à l'avenir.
7. Ciblage de mineurs
Cookson ne recueille pas sciemment de renseignements personnellement identifiables auprès de personnes âgées de moins de 13 ans. Si, pour une raison ou une autre, Cookson établit qu'une personne auprès de laquelle elle a recueilli des renseignements personnels est âgée de moins de 13 ans, Cookson s'engage à supprimer ou détruire promptement les dits renseignements.
8. Coordonnées de contact
Prière d'envoyer les questions ou remarques relatives à la présente Politique à Cookson par courrier ou par e-mail, de la manière suivante :
The Group Legal Adviser and Compliance Officer for Safe Harbor (Conseiller juridique et agent préposé aux règlements du Groupe pour les règles refuge) simon.ohara@cookson.co.uk
9. Changements apportés à la présente Politique
La présente Politique peut être modifiée à tout moment, en accord avec les prescriptions des règles refuge. Un préavis public approprié sera donné en cas de modifications de la sorte.
La présente Politique s'appuie sur les principes stipulés dans le Code de Conduite de Cookson, et plus particulièrement sur l'engagement de la Société à observer un haut degré de professionnalisme, de comportement et de respect pour la dignité des individus.
Date d'entrée en vigueur : 1er octobre 2007
Renseignements personnels transférés depuis l'Espace Économique Européen (« EEE ») vers les États-Unis d'Amérique (« États-Unis »)
1. Introduction
Cookson Group plc (« Cookson ») respecte la vie privée de ses clients, de ses partenaires commerciaux et de ses employés, et reconnaît la nécessité d'une protection et d'une gestion appropriées des renseignements personnels qui sont fournis. Pour son propre compte et pour le compte de ses sociétés affiliées, y compris des entités domiciliées aux États-Unis, Cookson a pris la décision de participer de son plein gré aux principes des « règles refuge » (Safe Harbor) mises à la disposition des entreprises américaines dans le cadre de la directive de la Commission européenne relative à la protection des données. En cas de conflit entre les règles refuge et la présente politique de respect de la vie privée (« Politique »), les règles refuge prévaudront. La présente Politique décrit dans les grandes lignes les pratiques générales d'application des exigences des règles refuge relatives au transfert de renseignements personnels depuis l'EEE vers les États-Unis, à la manière dont ils sont utilisés et aux choix à la disposition des individus vivant dans l'EEE quant à l'utilisation de ces renseignements et leur capacité à les corriger.
2. Étendue
La présente Politique de respect de la vie privée concerne l'ensemble des opérations, divisions et filiales américaines de Cookson vis-à-vis des renseignements personnels reçus de l'EEE sous quelque format que ce soit, y compris par moyen électronique, sur copie papier ou par transmission orale. La présente Politique s'applique également aux Agents (définis ci-dessous) qui traitent les renseignements personnels de l'EEE pour le compte de Cookson.
3. Définitions
Aux fins de la présente Politique, les définitions suivantes s'appliquent : « Agent » signifie tout tiers qui recueille et/ou utilise des renseignements personnels fournis par Cookson en vue d'exécuter des tâches pour le compte de Cookson et sous ses ordres. « Renseignements personnels » signifie tous renseignements relatifs à une personne identifiée ou identifiable ; on entend par personne identifiable une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, tout particulièrement en faisant référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs facteurs spécifiques à son identité physique, physiologique, mentale, économique, culturelle ou sociale. Les renseignements personnels n'incluent pas les renseignements de nature anonyme et/ou statistique. « Renseignements personnels confidentiels » signifie les renseignements personnels qui révèlent la race, l'origine ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale ou qui se rapportent à des questions de santé ou de tendances sexuelles.
4. Traitement de renseignements personnels de l'EEE
Cookson peut à tout moment utiliser certains renseignements personnels de l'EEE concernant des clients, partenaires commerciaux, employés et candidats à l'embauche, y compris des renseignements enregistrés sur divers supports ainsi que des renseignements électroniques.
Cookson utilise les renseignements personnels concernant les partenaires commerciaux et les clients en vue de fournir aux clients et partenaires commerciaux des informations et services et afin d'aider le personnel de Cookson à mieux comprendre les besoins et intérêts de ces partenaires commerciaux et/ou clients. Plus spécifiquement, Cookson se sert de ces renseignements pour aider les clients et partenaires commerciaux à mener à bien une transaction ou une commande, faciliter la communication, livrer des produits/services, facturer les produits/services achetés et pour apporter un service et support permanents. Il se peut que le personnel de Cookson utilise les renseignements personnels pour contacter des clients et partenaires commerciaux en vue de répondre à des questionnaires qui sont utilisés à des fins de marketing et d'assurance qualité.
Il se peut également que Cookson communique des renseignements personnels à ses prestataires de services et fournisseurs dans le but unique de venir à l'appui des besoins commerciaux des clients, et uniquement dans les limites de la mesure nécessaire. Les prestataires de services et fournisseurs sont tenus de respecter le caractère confidentiel des renseignements personnels reçus de Cookson et ne sont pas autorisés à les utiliser dans quelque autre fin que celle visée à l'origine.
Cookson recueille également des renseignements personnels au sujet de ses employés (Renseignements des Ressources Humaines), relatifs à l'administration de ses programmes et fonctions de Ressources Humaines et en vue de communiquer avec ses employés. Ces programmes et fonctions peuvent inclure des régimes de compensation et d'avantages sociaux, la planification et le passage en revue du développement de l'employé, des évaluations de performance, de la formation, des frais de déplacements commerciaux et des remboursements de cours, des cartes d'identification, l'accès aux locaux et réseaux informatiques de Cookson, des profils d'employés, les annuaires internes des employés, la tenue des registres du département des RH et à d'autres fins liées aux questions d'emploi. Cookson recueille et utilise également des renseignements personnels pour étudier les candidatures à des postes d'embauche au sein de Cookson.
Il se peut que les renseignements des Ressources Humaines soient communiqués à des fournisseurs tiers, dans le but exclusif de permettre au fournisseur de fournir un service et/ou support à Cookson relatif à ces programmes et fonctions des Ressources Humaines. Les renseignements des Ressources Humaines ne sont pas communiqués à des tiers s'ils ne sont pas destinés à des questions d'emplois. Les tiers recevant des renseignements personnels sont tenus d'observer le même degré de protection de la vie privée que celui prévu dans la présente Politique.
5. Principes de respect de la vie privée
5.1. Avis
Lorsque Cookson recueille des renseignements personnels directement auprès d'individus de l'EEE, Cookson doit indiquer aux personnes concernées dans quels buts elle recueille et utilise les renseignements personnels les concernant, le type de tiers n'étant pas des agents à qui Cookson divulgue ces renseignements, et le choix et les moyens, le cas échéant, que Cookson offre aux individus en vue de limiter l'utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels. L'avis doit être dispensé dans un langage clair et direct, la première fois qu'il est demandé aux individus de fournir à Cookson des renseignements personnels, ou aussi tôt que possible après cela, et en tout état de cause avant que Cookson n'utilise les renseignements dans un but autre que celui pour lequel ils ont été recueillis à l'origine.
5.2. Choix
Cookson est tenu de donner aux individus la possibilité de choisir (exclusion) (a) que leurs renseignements personnels soient divulgués ou non à un tiers n'étant pas un agent, ou (b) que leurs renseignements personnels soient utilisés ou non dans une fin autre que celle pour laquelle ils ont été recueillis à l'origine ou autorisée ultérieurement par l'individu. Pour les renseignements personnels confidentiels, Cookson doit offrir aux individus la possibilité d'autoriser de manière affirmative et explicite (adhésion) la divulgation des renseignements à un tiers n'étant pas un agent ou l'utilisation des renseignements dans une fin autre que celle pour laquelle ils ont été recueillis à l'origine ou autorisée ultérieurement par l'individu. Cookson doit accorder aux individus des mécanismes raisonnables pour exercer leurs choix.
5.3. Transfert final à des agents
Cookson doit obtenir des garanties de ses Agents que ceux-ci s'engagent à protéger les renseignements personnels de manière conforme à la présente Politique. A titre indicatif, voici quelques exemples des garanties appropriées que peuvent apporter les Agents : un contrat écrit obligeant l'Agent à fournir un niveau de protection supérieur ou égal à celui prévu par les principes concernés des règles refuge, se soumettre à la Directive européenne sur la protection des données 95/46, une Certification des règles refuge par l'Agent, ou en se soumettant à une autre stipulation d'adéquation de la Commission européenne. S'il est porté à la connaissance de Cookson qu'un Agent est en train d'utiliser ou de divulguer les renseignements personnels d'une manière contraire à la présente Politique, Cookson s'engage à prendre les mesures nécessaires pour en empêcher ou en cesser l'utilisation ou la divulgation.
5.4. Accès
Cookson s'engage à accorder aux individus qui en font la demande un accès raisonnable aux renseignements personnels les concernant que la société détient. Par ailleurs, Cookson doit prendre les mesures raisonnables pour permettre aux individus de corriger, modifier ou supprimer des renseignements qui s'avèrent être inexacts ou incomplets.
5.5. Prudence
Cookson s'engage à prendre les précautions raisonnables pour éviter que les renseignements personnels en sa possession ne soient perdus, utilisés à mauvais escient ou accédés sans autorisation, divulgués, modifiés ou détruits.
5.6. Intégrité des données
Cookson s'engage à n'utiliser les renseignements personnels que de manières compatibles aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou autorisés ultérieurement par l'individu (voir 5.2.). Cookson s'engage à prendre les mesures raisonnables pour veiller à ce que les renseignements personnels soient pertinents pour l'usage auquel ils sont destinés, qu'ils soient exacts, complets et à jour.
5.7. Application
Cookson adopte l'approche de l'auto-évaluation pour veiller à son respect de la présente Politique de protection de la vie privée. Cookson vérifie périodiquement que la présente Politique est exacte, complète pour les renseignements destinés à être couverts, affichée en évidence, correctement mise en œuvre et conforme aux règles refuge. Cookson encourage les intéressés à faire part de toutes inquiétudes qu'ils pourraient avoir en utilisant les coordonnées de contact visées ci-dessous. Cookson s'engage à enquêter sur les réclamations et litiges concernant l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels, et à essayer de les résoudre, en conformité avec les principes visés dans la présente Politique.
Si Cookson décrète que toute personne qu'elle embauche est en violation avec la présente Politique de protection de la vie privée, la personne en question sera soumise à des mesures disciplinaires.
6. Résolution des conflits
Toutes questions ou inquiétudes concernant l'utilisation ou la divulgation des enseignements personnels doivent être adressées au conseiller juridique et agent préposé aux règlements du Groupe pour les règles refuge, à l'adresse sous-visée. Cookson s'engage à enquêter sur les réclamations et litiges concernant l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels, et à essayer de les résoudre, en conformité avec les principes visés dans la présente Politique.
En ce qui concerne toutes réclamations relatives à la présente Politique que la procédure interne de Cookson ne parvient pas à résoudre, Cookson a convenu de participer aux procédures de règlement des différends du Panel établies par les Autorités européennes de protection des données, pour résoudre les litiges en accords avec les règles refuge. Au cas où Cookson ou les Autorités en question décident que Cookson n'avait pas observé la présente Politique, Cookson s'engage à prendre les mesures appropriées pour faire face à toutes conséquences nuisibles et à veiller à son observation à l'avenir.
7. Ciblage de mineurs
Cookson ne recueille pas sciemment de renseignements personnellement identifiables auprès de personnes âgées de moins de 13 ans. Si, pour une raison ou une autre, Cookson établit qu'une personne auprès de laquelle elle a recueilli des renseignements personnels est âgée de moins de 13 ans, Cookson s'engage à supprimer ou détruire promptement les dits renseignements.
8. Coordonnées de contact
Prière d'envoyer les questions ou remarques relatives à la présente Politique à Cookson par courrier ou par e-mail, de la manière suivante :
The Group Legal Adviser and Compliance Officer for Safe Harbor (Conseiller juridique et agent préposé aux règlements du Groupe pour les règles refuge) simon.ohara@cookson.co.uk
9. Changements apportés à la présente Politique
La présente Politique peut être modifiée à tout moment, en accord avec les prescriptions des règles refuge. Un préavis public approprié sera donné en cas de modifications de la sorte.
La présente Politique s'appuie sur les principes stipulés dans le Code de Conduite de Cookson, et plus particulièrement sur l'engagement de la Société à observer un haut degré de professionnalisme, de comportement et de respect pour la dignité des individus.
Date d'entrée en vigueur : 1er octobre 2007